Hausjärven ja Lopen kuntien sekä Riihimäen kaupungin ICT-toimintojen muutosvalmiuksien kehittämisen hanke on valmistunut

Lopen ja Hausjärven kunnat sekä Riihimäen kaupunki ovat osallistuneet kuntien ja pienten kaupunkien ICT-palveluiden muutoksenhallinnan kehittämiseen VM:n tukeman hankkeen kautta. Hankkeen kokonaisbudjetti oli noin 220 000 €, josta valtion tuen osuus oli noin 190 000 €.

PALMU-hanke on Lopen ja Hausjärven kuntien sekä Riihimäen kaupungin ICT-palveluiden yhteinen muutosten hallinnan kehittämishanke. Vastuu hankkeen hallinnoinnista on Lopen kunnalla. Hankkeen valmistelu käynnistettiin keväällä 2022 ja hanke sai VM:n digitalisaation avustuksen kesäkuussa. Hanke toteutetaan kesäkuun 2022 ja maaliskuun 2024 välillä. Hankkeen tavoitteena on lisätä kuntien ja kaupungin osaamista ICT-palveluiden vastuiden määrittelyssä sekä palvelun- ja muutoksenhallinnassa. Palmu-nimi tulee palvelujen muutoksen hallinnasta.

ICT-palveluilla tarkoitetaan tässä yhteydessä perustietotekniikkapalveluita, joita ovat päätelaite- ja käyttäjätukipalvelut, viestintätekniset palvelut, tietoliikennepalvelut ja käyttöpalvelut. Lisäksi tavoitteena on saada aikaan toimintamalleja, joiden avulla tuetaan kuntien ja pienten kaupunkien valmiuksia tehdä tarveperustaisia ICT-hankintoja sekä johtaa ICT-palveluiden hallintaa pienilläkin resursseilla.

Hankkeessa käytiin läpi myös ICT-palvelujen kustannusten raportointia. Osallistujakuntien aikaisemman yhteistyön purkamisen jälkeen Lopella ja Hausjärvellä ICT-kustannukset nousivat lähes 40%. Neljän viimeisen vuoden aikana kustannusten muutos on ollut maltillista.  Riihimäen kaupungin ostolaskudatan mukaan ICT-kustannusten nousu on jatkunut jo noin kolminkertaiseksi verrattuna aikaisempaan yhteistyöhön. Samaan aikaan ICT-palvelujen määrää ei oltu merkittävästi lisätty. Riihimäen kaupungin osalta ICT-toiminta on ulkoistettu palveluntuottajalle.

–  Vaikka kustannuksissa on nousua seudullisen yhteistyön purkauduttua, niin Hausjärven ja Lopen kuntien välisen tiiviin yhteistyön avulla olemme pystyneet pitämään ICT-kustannusten nousun hallinnassa, toteaa hankevastaavana toiminut Lopen kunnan ICT-päällikkö Kari Lähdekorpi.

–  Kustannusten hallinnassa oleellista on ollut se, että kunnalla on osaavat ICT-henkilöt omalla palkkalistalla. Päivittäiset ICT-palvelut tuotetaan omana työnä. Palveluhankintaa Inhouse-toimittajalta selvitettiin aiemmin, mutta kustannukset olisivat olleet vähintään kaksinkertaiset.

–  ICT-palvelujen muutoksen hallinnan kehittäminen hankkeen kautta on auttanut meitä itseämme ylläpitämään tietoteknisen ympäristön paitsi kustannustehokkaana, myös nykyaikaisena, toimintavarmana ja vakaana.

–  Hankkeemme on herättänyt mielenkiintoa ja olemme saaneet yhteydenottoja kunnista ja kaupungeista. Kuntien välisen yhteistyön toimintamallin edullisuus ja tehokkuus kiinnostaa. Pitkään kokemukseen perustuen voin todeta, että yhteistyö on edullisin tapa järjestää ICT-toiminnot kunnissa ja pienissä kaupungeissa, jatkaa Lähdekorpi.

Hankkeessa on loppuraportoinnin vaihe menossa ja hankkeen kokemuksia jaetaan mielellään kiinnostuneille. Havaintojen mukaan tuotetut aineistot ovat olleet kiinnostavia. Niitä on ladattu enemmän kuin kuntien avoindata –palveluun tuottamia aineistoja keskimäärin. Aineistoihin kuuluvat mm. ICT-palvelujen vaatimuksia hankintojen toteuttamista varten sekä työkaluna käytettävä ICT-palvelujen muutosvalmiuden arviointitaulukko. Myös hankkeen aikana syntynyt kirjallinen tuotos ICT-palvelujen hallintaan liittyvistä seikoista on saanut palvelussa ”suosittu” merkinnän. Tekijät toivovat aineistoista olevan sparrausapua samojen asioiden kanssa painiville pienehköille julkisorganisaatiolle.

–  On hyvä, että kunnat jakavat osaamistaan toistensa kanssa ja toteuttavat palveluja yhteistyössä. Yhteistyöhalukkuutta soisi olevan enemmänkin kunnallisten toimijoiden kesken, yhteistyön paikkoja olisi enemmän kuin on hyödynnetty, Lähdekorpi päättää.

Hankkeessa koottiin tietoa, tuotettiin aineistoa ja erilaisia työkaluja ICT-palvelujen hallintaan Suomen kuntien vapaasti käytettäväksi.

Palmuhankkeen aineisto on vapaasti saatavilla Avoindata -verkkopalvelusta.