TOIMINTAKÄSIKIRJA 2015

 

Sivistyslautakunta 13.4.2015

 

 

 Hausjärven kansalaisopiston toimintakäsikirja on laadittu CAF-mallin mukaisesti. CAF=Common Assessment Framework on julkisen sektorin laadunarviointityökalu, jonka kehittämisestä vastaa Valtionvarainministeriö. Kansalaisopistojen liitto KoL ja eri opistot, kuten Vanajaveden opisto, ovat kehittäneet mallia edelleen kansalaisopistoille sopivaksi.

 

Laatukäsikirja on tehty Opetushallituksen avustuksella (19 000 euroa), jossa hallinnoija on Lopen opisto/kunta. Tässä lakehankkeessa 2013-2014 olivat mukana Hausjärvi, Hyvinkää, Loppi ja Riihimäki sekä kouluttajana Vanajaveden opisto.

 

Toimintakäsikirjan valmistusprosessissa keskeistä on ollut koko henkilökunnan mukanaolo. Seminaareja on ollut kuusi ( 24.1., 7.3.23.5., 5.9., 3.10. ja 5.12.2014), ja niissä mukana on ollut opistojen päätoimisen henkilökunnan (17 henkilöä) ohella 19 tuntiopettajaa. Opistoilla on paljon yhteisiä tuntiopettajia, joten yhdessä työskentely oli tässäkin suhteessa hedelmällistä. Lisäksi opistojen rehtorit ovat kokoontuneet useita kertoja.

 

Ylläpitäjän, käytännössä kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja sivistyslautakunnan osuus näkyy ensisijaisesti strategian ja laatutyön pohjana olevan linjan määrittäjinä sekä resursseista päättävänä tahona.

 

Tässä vaiheessa opiskelijanäkökulmaa ei ole saatu paljoakaan mukaan, mutta jatkossa toimintakäsikirjan kehittämistyössä opiskelija/käyttäjäosuus tulee kasvamaan.

 

CAF-itsearvioinnin perusajatuksena on kokonaisvaltainen laadunarviointi, joka muodostuu kun tarkastellaan sekä organisaation toimintaa että tuloksia. Arviointialueet ovat

  1. johtajuus
  2. strategia ja toiminnan suunnittelu
  3. henkilöstö
  4. sidosryhmät ja resurssit
  5. prosessit
  6. asiakastulokset
  7. henkilöstötulokset
  8. yhteiskunnalliset tulokset
  9. keskeiset suorituskykytulokset.

 

Ensimmäiset viisi arvioivat opiston toiminnan suunnittelua, toimintaperiaatteita ja toimintaa, loput toiminnasta seuraavia tuloksia sekä toiminnan ja tulosten välistä syy-seuraussuhdetta.

 

Laatu: Toiminnan tai palvelun osista muodostuva kokonaisuus, johon perustuu sen kyky täyttää siihen kohdistuvat odotukset ja tyydyttää asiakkaan tarpeet.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ORGANISAATION YLEISESITTELY

 

1.1. Opiston kuvaus

 

Hausjärven kansalaisopisto on Hausjärven kunnan omistama aikuisoppilaitos, joka järjestää myös lasten opetusta musiikin ja kuvataiteen alalla.

 

Oma kansalaisopisto aloitti toimintansa vuonna 1967, mutta jo 1940-luvulla Hausjärven kunnassa oli Riihimäen kansalaisopiston järjestämää opetusta.

 

Opiston toimisto sijaitsee kunnanvirastossa Oitissa, ja opetuspaikkoja ovat pääosin koulut eri puolilla kuntaa. Opetuspaikkoja on runsas 10.

 

Opiston toiminta-alue on Hausjärven kunta, mutta alueellisen yhteistoiminnan kehittyessä ja työssäkäyntialueiden laajentuessa opiskelijat liikkuvat entistä enemmän. Hausjärven kansalaisopiston opiskelijoista noin 10 prosenttia on muista kunnista. Vastaavasti hausjärveläiset opiskelevat naapuriopistoissa, luultavasti enemmän.

 

Opisto järjestää vuosittain noin 3 300 valtionosuuteen oikeuttavaa tuntia. Vuodelle 2015 valtionosuustunteja on 2 713. Valtionosuus vuonna 2015 on 122 847 euroa.

 

Vuoden 2015 talousarviossa toimintakate on 182 400 euroa. Kunnan maksettavaksi jää näin 60 000 euroa, mutta opiston menoissa yli 20 000 euroa on sisäisiä menoja kuten tilavuokria yms.

 

 

1.2. Tehtävä, toiminta-ajatus, strategia ja arvot

 

Opetushallituksen määritelmä on: Vapaan sivistystyön tarkoituksena on elinikäisen oppimisen periaatteen pohjalta tukea yksilöiden persoonallisuuden monipuolista kehittymistä ja kykyä toimia yhteisössä. Sekä edistää kansanvaltaisuuden , tasa-arvon ja monipuolisuuden toteutumista suomalaisessa yhteiskunnassa. Olennainen piirre vapaassa sivistystyössä on, että se ei ole tutkintotavoitteista eikä sen sisältöjä säädellä lainsäädännössä. … Vapaan sivistystyön opinnot ovat yleissivistäviä, harrastustavoitteisia ja yhteiskunnallisia opintoja.

 

Kansalaisopistojen määritelmä on: Kansalaisopistojen tehtävänä on vastata alueellisiin ja paikallisiin sivistystarpeisiin ja tarjota mahdollisuuksia omaehtoiselle oppimiselle ja kansalaisvalmiuksien kehittämiselle. Opetuksen painopiste on erilaisissa taideaineissa, kädentaidoissa sekä kielissä. … Opetus järjestetään iltaisin, viikonloppuisin, intensiivikursseina, monimuoto-opetuksena sekä verkkokursseina. Yleisin toimintamuoto on 1-2 kertaa viikossa kokoontuva ryhmä.

 

Opetus- ja kulttuuriministeriö määritteli Kansalaisopiston ylläpitämisluvan muuttamisessa koulutustehtävän 1.1.2013 alkaen: Hausjärven kansalaisopisto järjestää koulutusta, joka painottuu taito- ja taideaineisiin, terveyttä edistävään koulutukseen, tieto- ja viestintätekniikkaan, kieliin ja yhteiskunnallisiin aineisiin. Opisto järjestää tarvittaessa koulutusta maahanmuuttajille.

 

Hausjärven kunnan toiminta-ajatus on: Kaunis ja maaseutumainen, hyvien yhteyksien Hausjärvi tarjoaa asukkaille hyvää elämää ja hyvinvointia sekä yrityksille menestymisen mahdollisuuksia.

 

Sivistyslautakunnan määrittelemä opiston toiminta-ajatus on: Hausjärven kansalaisopisto on monipalveluopisto, jonka tehtävänä on järjestää laadukasta ja laaja-alaista opetusta elinikäisen oppimisen periaatteen mukaisesti eri puolilla kuntaa ja erilaisille kohderyhmille. Opisto järjestää musiikissa ja kuvataiteessa myös lasten opetusta.

 

Hausjärven kunnan strategia, visio ja arvot koskevat kaikkia yksiköitä.

 

Hausjärven kunnan visio: Halu elää Hausjärvellä. Asukkailla, yrityksillä ja yhteisöillä on aito halua asua ja toimia Hausjärvellä.

 

Arvot: Inhimillisyys, luotettavuus, avoimuus

 

Päämäärät:

*tyytyväinen ja hyvinvoiva kuntalainen

*aktiivisesti vaikuttava ja osallistuva kuntalainen

*kestävä kehitys, puhtaan luonnon säilyttäminen ja hyödyntäminen

*toimivat peruspalvelut

*edellytykset yritystoiminnalle

*kasvava, elinvoimainen ja yhteisöllinen kunta

*aktiivinen yhteistyö muiden kuntien kanssa

 

Kriittiset menestystekijät:

Näiden on oltava kunnossa, jotta voimme toteuttaa toiminta-ajatustamme ja saavuttaa päämäärämme:

-tasapainoinen talous

-osaava ja hyvinvoiva

-aktiivinen elinkeinopolitiikka

-palvelukyky (sisältää mm. oikein mitoitetun henkilöstön, palvelutuotannon tarvitsemat rakennukset, työtilat, välineet jne)

-yhteishenki päätöksenteossa

 

Sivistyslautakunnan strategiassa kansalaisopiston osuus on:

Toimivat kunnalliset peruspalvelut on saatavissa omasta kunnasta tai talousalueelta.

Mittari: kansalaisopiston palveluiden tarjoaminen kuntalaisille

Tavoitetaso:

-Vuosittain vähintään neljä alueellista yhteistyöhanketta.

-Vapaan sivistystyön hallinnollisten ja toiminnallisten yhteistyövaihtoehtojen selvittäminen seutukunnalla.

Mittari: kansalaisopiston toimintatilat KOtalon menetyksen jälkeen.

Tavoitetaso: Toiminnot siirretty uusiin tiloihin.

 

1.3. Asiakkaat ja yhteistyötahot

 

Opiskelija-asiakkaita opistolla on vuosittain n.900, joista miehiä n.200. Alle 16-vuotiaita opiskelijoista on n. 100 ja eläkeläisiä n.300. Pohjakoulutusvaatimuksia ei ole.

 

Viime vuosina ei ole ollut maksupalvelukoulutusta, jota aiempina vuosina oli vähäisessä määrin. Asiakkaana oli tällöin paikallisia yrityksiä ja työvoimatoimisto. Kilpailu on kuitenkin sen verran kovaa, että opiston nykyresursseilla mahdollisuuksia on vähän.

 

Myöskään kunnan henkilöstökoulutusta ei opistolta viime vuosina ole paljoa kysytty. Aiempina vuosina opisto osallistui myös luottamushenkilökoulutukseen.

 

Kolmannen sektorin kanssa opistolla on erilaisiin tapahtumiin, koulutuksiin ja hankkeisiin liittyvää yhteistyötä. Esimerkiksi Nuorisoseura Silmun kanssa yhteistyö liittyy kesäteatteriin, Hausjärven Mieskuoron kanssa esiintyvän ryhmän tukemiseen, Oitin Työväeryhdistyksen kanssa tilojen käyttöön yms. Opisto on myös mukana useamman tahon yhteistyöhankkeissa.

 

Strategian mukaan Hausjärven kansalaisopistolla on joka vuosi useita alueellisia yhteistyöhankkeita. Kansalaisopistojen ohella yhteistyökumppaneita ovat toisen asteen oppilaitokset, kesäyliopistot, yliopistot, ammattikorkeakoulut ja TE-toimistot.

 

1.4. Koulutusjärjestelyt

 

Hausjärven kansalaisopiston työkausi alkaa elokuun puolivälissä ilmoittautumisilla, opettajainkokouksella ja muilla valmistavilla toimilla. Koko lukuvuoden opiskelevat ryhmät työskentelevät yleensä 26 viikkoa talousarvion antamin mahdollisuuksin.

 

Syys- ja talvilomat sovitaan alueella yhdessä, ja ne ovat samat kuin Riihimäellä ja Hyvinkäällä. Sen sijaan Hämeenlinnan ja Lahden alueen lomat sattuvat usein eri viikoille, ja se hankaloittaa yhteisten tuntiopettajien työtä.

 

Pitkillä kursseilla opintoryhmillä on viikossa 1-3 oppituntia. Lyhytkursseilla erityisesti käden taidoissa ja taideaineissa työskentely on usein tiiviisti viikonlopulla, jolloin päivittäinen tuntimäärä on jopa 10 oppituntia.

 

Työmuoto on pääosin edelleen opettajan johdolla kokoontuva opintoryhmä. Lisäksi on luentoja, työpajoja sekä etä- ja monimuoto-opetusta, joiden osuus jatkossa tulee varmasti lisääntymään.

 

1.5. Hallinto ja henkilöstö

 

Hausjärven kunnanvaltuusto päättää opiston suurista rakenteellisista ratkaisuista, kuten kiinteästä yhteistyöstä lähiseudun kuntien kanssa. Lähivuosina näitä hankkeita on ollut ja varmasti myös tulee olemaan.

 

Parhaillaan selvitetään Riihimäen alueen kuntien yhdistämistä, mikä kansalaisopiston osalta tarkoittanee Riihimäen kansalaisopiston laajentumista nykyisten Hausjärven ja Lopen opistojen alueelle. Kansalaisopistotoimintaa on tarkoitus suunnitelmien mukaan jatkaa myös nykyisen Hausjärven alueella.

 

Kunnan tarkastuslautakunta käsittelee erityisesti opiston asioita joinakin vuosina.

 

Opisto kuuluu sivistyslautakunnan alaisuuteen. Esittelijä on sivistystoimenjohtaja.

 

Hausjärven kansalaisopiston päätoiminen henkilöstö on viime vuosina vähentynyt erilaisten järjestelyjen ja säästöjen kautta.

 

Rehtoripalvelut on vuodesta 1996 alkaen myyty Lopen kunnalle, ja rehtorin työpanoksesta Hausjärvellä on 50%. Rehtorina on toiminut vuodesta 1990 alkaen YTM Erja Karvinen.

 

Opiston päätoimisena musiikinopettajana on vuodesta 1987 toiminut FM Jussi Ruuttunen, joka on myös rehtorin varahenkilö. Elokuun alusta 2015 hänen virkansa osa-aikaistetaan 70 prosenttiin, jonka jälkeen hänen opetusvelvollisuutensa on 406 tuntia ja muu työvelvollisuus 245 tuntia.

 

Opistolla on päätoimisen tekstiiliopettajan virka, joka on ollut täyttämättä vuodesta 2009.

 

Opistosihteerinä on vuodesta 1974 toiminut Irmeli Niskanen, joka on ollut osa-aika-eläkkeellä 1.9.2014 alkaen. Työn osuus on 60%, ja hän on toimistossa päivää viikossa.

 

Tuntiopettajat hoitavat pääosan opetuksesta. Heitä työskentelee opistossa vuosittain 40.

 

1.6. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö ja

arvioinnin tukena käytettävät asiakirjat:

 

-Laki vapaasta sivistystyöstä ja sitä koskeva asetus

-Kuntalaki

-Työsopimuslaki

-Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta

-Henkilötietolaki

-Laki kunnallisesta viranhaltijasta

-Kestävän kehityksen yhteiskuntasitoumus

 

Mahdolliset asiakirjat:

1.Asiakaskyselyt/kuntalaispalautteet

2.Asiakas- ja sidosryhmäanalyysi ja kehittämissuunnitelma

3.Esimiesohjeistus

4.Hallinto- ja johtosääntö

5.Henkilöstösuunnitelma

6.Henkilöstötilinpäätös/henkilöstötilastot

7.Koulutuksen ylläpitäjän/kunnan laatimat ohjeet

8.Markkinointisuunnitelma

9.Ohjeet ja ohjeistaminen/Opettajan opas

10.Opinto-ohjelma

11.Opintosuunnitelmat

12.Organisaatiokuvaukset

13.Prosessikuvaukset

14.Strategiat

15.Taloussuunnitelma

16.Taloushallinnon ohjeistukset

17.Terveyden ja hyvinvoinnin suunnitelmat

18.Tiedotus- ja viestintäsuunnitelma

19.Tieto- ja viestintästrategia

20.Tietoturvasuunnitelma

21.Toiminta-ajatus

22.Toimintakertomus ja tilinpäätös

23.Toiminta- ja taloussuunnitelmat

24.Turvallisuussuunnitelma

25.Työturvallisuus-, viestintä-, markkinointi- ja henkilöstösuunnitelmat

26.Työhyvinvointi-, työtyytyväisyys- ja ilmapiirikyselyt

27.Työllistämisvaikutukset (tunnuslukuja indikaattoreihin)

28.Virkasääntö

29.Yhteistyösopimukset

30.YT- ja työsuojelutoiminta

 

Useimmat näistä asiakirjoista ovat koko kuntaa koskevia, alueellisia tai valtakunnallisia.

 

 

  1. ARVIOINTIALUEET

 

Toimintatapojen arviointi

 

2.1. Johtajuus

 

Vastuut, valtuudet ja tehtävänkuvaukset

Hausjärven kansalaisopiston kaltaisessa pienessä yksikössä johtajuus ja vastuu keskittyvät rehtorille. Hänen varahenkilönsä on päätoiminen musiikinopettaja.

 

Rehtorin työtä ja mahdollisuuksia ohjaavat kunnanvaltuuston ja sivistyslautakunnan määrittelemät suuntaviivat ja antamat resurssit. Ne myös arvioivat tulokset.

 

Rehtorin tehtävänkuvausta ei ole määritelmämuodossa, ja kunnan hallintosäännössä (kunnanvaltuusto 5.3.2013) se on hyvin pelkistetty.

Se voidaan kuitenkin johtaa CAF-arviointioppaan mukaan:

-Rehtori johtaa opiston vision ja arvojen kehittämistä.

-Rehtori johtaa ja kehittää tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa.

-Rehtori johtaa, motivoi ja tukee henkilöstöään omalla esimerkillään.

-Rehtori johtaa sidosryhmäyhteistyötä.

 

Hausjärven kansalaisopiston visio, strategia ja arvot perustuvat kunnan visioon, strategiaan ja arvoihin. Niitä uudistetaan samassa tahdissa.

Tulosten saavuttamisessa ja muutosten hallinnassa painopiste on viime vuosina ollut voimakkaasti muutosten hallinnassa.

Selvitykset rakenteellisista muutoksista (sitovat tavoitteet) on tehty ja tehdään jatkossakin alueellisesti ja yhteistyössä naapuriopistojen kanssa. Tulokset arvioidaan valtuustotasolla.

Toinen vahvasti merkityksellinen alue ovat projektit ja hankkeet, joiden osalta seuranta ja arviointi suoritetaan lautakuntatasolla (sitovat tavoitteet) sekä viime kädessä Opetushallituksessa, jolle hankeraportit tehdään.

 

Johtamisessa, motivoinnissa ja tuessa painopiste on aktiivisessa tiedottamisessa ja henkilökohtaisessa läsnäolossa. Keskisiä välineitä ovat joka kuukausi tuntiopettajille sähköpostissa lähetettävät kuukauden opekirjeet, ja kaikille opistosta kiinnostuneille suunnatut viikkotiedotteet kotisivuilla. Ne lähetetään myös erikseen tiedotusvälineille sähköpostissa. Lisäksi järjestetään kehityshankkeiden yhteydessä erilaisia kohderyhmiä koskevia kokoontumisia, koulutuksia, tiedotteita ja tapahtumia.

 

Motivoinnille ja tuelle tärkeäksi on koettu pienessä opistossa mahdolliset ja tarpeelliset henkilökohtaiset yhteydenotot. Ne tapahtuvat pääosin puhelimessa ja sähköpostilla, jonka takia rehtorin fyysisellä työpaikalla ei ole suurta merkitystä. Kahden opiston rehtorille tämä on tärkeä näkökohta. Varsinaisia kehityskeskusteluja n. 40 tuntiopettajan kanssa ei käydä, mutta vastaavia elementtejä sisältäviä keskusteluja on paljon, erityisesti kevään suunnittelukauden aikana.

 

Sidosryhmäyhteistyössä keskeistä on, että rehtori kuuluu useisiin epävirallisiin yhteistyöryhmiin Hyvinkään ja Riihimäen alueella sekä Kanta-Hämeessä.  Näitä ovat Hyrian vetämä toisen asteen yhteistyöryhmä, Hämeen kesäyliopiston vetämä avoimen korkeakoulun suunnitteluryhmä, TE-toimistojen ja alueen oppilaitosten innostu oppimaan ja opiskelijan ohjauksen yhteistyöryhmä, Vanajaveden opiston alueellisen yhteistyön kehittämisen ryhmä sekä lisäksi useita lyhytaikaisempia ja tilapäisempiä yhteistyöryhmiä.

 

Koulutuspoliittisen ja ammattialan kehityksen seuraamisessa on perustana jäsenyys Kansalaisopistojen liitossa KoLissa. Hausjärvi on monesta taloudellisesta karsinnasta huolimatta edelleen liiton jäsen, joten linkki koulutuspolitiikkaan ja vaikuttamiseen on tätä kautta.

 

Ammattialan seuraamiselle resursseja on vähän. Lähinnä se tapahtuu opetushallituksen ja ministeriön sekä KoLin ilmaisissa koulutuksissa ja seminaareissa sekä hankkeiden yhteydessä. Hankkeita on onneksi meneillään useita .

 

2.2. Strategia ja toiminnan suunnittelu

 

CAF-arviointioppaan mukaan

-Opisto kerää tietoa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeista suunnittelunsa tueksi.

-Opisto hyödyntää strategiansa ja vuosi- ja toimintasuunnitelmiensa laadinnassa käytettävissä olevaa resursseista ja sidosryhmien ja asiakkaiden tarpeista.

-Opiston koko organisaatio on mukana strategian ja toiminnan suunnittelussa.

-Opisto arvioi suunnitteluaan, kehittää ja luo uusia toimintamalleja suunnittelun tueksi.

 

Kuten johtajuus-osuudessa mainittiin, Hausjärven kansalaisopiston strategia perustuu Hausjärven kunnan strategiaan, ja uudistustahti tulee sieltä. Samoin seuranta ja mittaus..

 

Keskeiset sidosryhmät ja asiakkaat on viime vuosina määritelty vaihtuvien toimintaympäristötavoitteiden mukaan. Valtuuston, kunnanhallituksen ja sivistyslautakunnan asettamat tavoitteet ovat liittyneet niihin ja mittaus tapahtuu myös näiden toimesta toimintasuunnitelmissa ja -kertomuksissa.

 

Suunta on koko ajan ollut vahvistuvasti alueellinen. Toimintaa arvioidaan erityisesti alueellisten hankkeiden ja yhteistyöverkostojen avulla (sitovat tavoitteet).

 

Opiskelijoiden osalta tavoitteet asetetaan ainealueittain ja kursseittain. Kursseittain mittaus tapahtuu palautelomakkeilla, joiden kehittämiseen pitää jatkuvasti kiinnittää huomiota. Palautelomakkeiden kehittäminen on ollut ja on jatkossakin yksi alueellisen yhteistoiminnan keskeinen aihe.

 

Myös opettajien palautteet päiväkirjoissa auttavat arvioimaan, miten asetettuihin tavoitteisin on päästy. Koska päätoimisia opettajia ei ole, ainealueiden tavoitteet asetetaan yhdessä tuntiopettajien kanssa.

 

Toiminnan menetyksellisyyteen on olemassa perusmittari, opiskelijamäärä. Tunnusluvuista selkein on opiskelijamäärän suhde asukkaiden määrään. Tuntimäärä ei nykyisin toimi enää yhtä hyvänä mittarina, sillä raamit sille asettaa jatkuvasti tiukkeneva talousarvio.

 

Palautteen hankkiminen niiltä, jotka eivät opiskele kansalaisopistossa, on haastava ja hyvin tärkeä asia. Laatuseminaareissa tulivat esiin mm. kyselyt kunnan kotisivuilla (Tunnetko kansalaisopiston toimintaa? Jos et, miksi? Mitä opiskelisit, jos opiskelisit? jne) sekä sosiaalisen median kikat tyyliin ”Millainen kansalaisopiston opiskelija olet” (vastauksena esimerkiksi tiikeri, silkkiäistoukka, hämähäkki jne) ja palkintona kurssi. Tällä tavalla voisi ainakin herättää huomiota.

 

Kunnan asukaskyselyissä kansalaisopistot ovat usein kirjaston tavoin hyvin myönteistä palautetta saavia yksiköitä. Suunta on viime vuosina ollut kuitenkin laskeva. Yhtenä selityksenä siihen on todennäköisesti aina vain kalliimmat kurssimaksut ja vähenevä opetus, joten entistä harvemmalla kuntalaisella on kokemusta opistosta.

 

Arviointi ja tilan seurata tapahtuu toimintakertomusten, suunnitelmien ja muiden vastaavien asiakirjojen avulla. Opisto noudattaa samaa aikataulua kuin kaikki muutkin kunnan yksiköt.

 

2.3.Henkilöstö

 

Arvioinnin kohteena on strategisten tavoitteiden yhdistäminen henkilöstöresursseihin, resurssin tunnistaminen, kehittäminen ja huolehtiminen.

 

CAF-arviointioppaan mukaan

-Opisto suunnittelee, hallinnoi ja parantaa henkilöstöresurssejaan avoimesti opiston toimintaa ohjaavien strategioiden ja suunnitelmien mukaisesti.

-Opisto tunnistaa, kehittää ja hyödyntää henkilöstön osaamista niin, että opistolla ja henkilöstöllä on yhteiset tavoitteet.

-Opiston henkilöstön kehittäminen perustuu avoimeen vuorovaikutukseen.

 

Hausjärven kansalaisopistolla on päätoimista henkilöstöä vähän: rehtori 50%, opistosihteeri 60% ja päätoiminen musiikinopettaja 70%. Vakinaisen henkilöstön määrä ei ole riittävä hoitamaan hyvin opiston tehtäviä, joten apuna käytetään tuntiopettajia. Onneksi monet heistä ovat opettaneet Hausjärvellä pitkään, joten toiminta-alue on tuttu.

 

Tuntiopettajia palkataan vuosittain 30-40. Tuntiopettajat työskentelevät useissa alueen kansalaisopistoissa ja muissa oppilaitoksissa, joten Hausjärven kansalaisopisto on vain yksi, usein pieni työnantaja muiden joukossa. Lisäksi on opettajia, joille opetustyö on sivutyö muun ammatin harjoittamisen ohessa.

Opettajien pedagoginen ja muu pätevyys on mittari.

 

Opetushenkilöstön virka- ja työehdoissa noudatetaan kunnallista opetusalan virka- ja työehtosopimusta. Tuntiopettajien palvelussuhteen ehdot on määritelty kunnallisen työehtosopimuksen liitteessä T2. Opistosihteerin osalta noudatetaan yleistä virka- ja työehtosopimusta.

 

Henkilöstöhallinnon periaatteet määritellään yhtenäisesti kaikissa kunnan yksiköissä, joten toteumistakin seurataan koko kunnan tasolla.

 

Tuntiopettajien työterveyshuollon osalta on sovittu alueen muiden kansalaisopistojen kanssa periaatteista ja käytännöstä. Eniten tunteja antava opisto tarjoaa työterveyshuollon, kun opettajan kanssa on asiasta sovittu. Seminaarissa tuli esille tuntiopettajia koskevat työterveyshuollon kyselyt, jotka isoissa opistoissa voivat toimia mittarina.

 

Tuntiopettajien sairauspoissaolojen määrä on mittari.

 

Työsuojelupäällikkö on Hausjärven kunnan työsuojelupäällikkö.

 

Henkilöstöresurssit määritellään vuosittain kunnan taloussuunnitelmassa, ja viime vuosina tätä resurssia on vähennetty tuntuvasti.

 

Koska määräaikaiset tuntiopettajat vastaavat opetuksen pääosasta, on tuntiopettajien sitouttaminen opiston tavoitteisiin ja toimintaan tärkeää. Osaavasta työvoimasta tulee puute lähivuosien aikana, ja se näkyy jo nyt. Eläköityvien opettajien tilalle on joillakin alueilla vaikea löytää uusia.

 

Mittarina toimii tuntiopettajien vaihtuvuus, vaikka uusien kurssien yhteydessä tulee myös tuntiopettajissa luonnollista vaihtuvuutta. Toisaalta opettajat myös kouluttavat itseään jatkuvasti, joten pitkään toimineilla opettajilla on myös uusia opetusaiheita.

 

Opettajien kouluttautuminen on mittari.

 

Laatuseminaareissa esille tulivat mm. osaamiskartoitukset, vajeanalyysi, ryhmätyöosaaminen ja jobshadowing. Näitä aiheita kehitetään pääosin alueellisesti tulevaisuudessa nykyistä systemaattisemmin, jolloin ne voivat toimia mittareina.

 

Työilmapiirikysely tuntiopettajille järjestetään alueellisesti. Edellisestä, kahden opiston työilmapiirikyselystä on useita vuosia.

 

Päätoimisen opettajan kanssa käydään normaalit kehityskeskustelut sekä pari kertaa vuodessa suunnittelupalaverit. Opistosihteeri on hallinnollisesti sivistystoimenjohtajan alainen, mutta myös hänen kanssaan on luontevaa keskustella niin henkilökohtaisesta kuin opistonkin kehittämisestä.

 

Koko henkilökunnan kokoontumisia ovat syksyllä ja keväällä järjestettävät opettajainkokoukset yhdessä Lopen opiston henkilöstön kanssa. Tämä mahdollistaa laajemman opettajaverkoston muodostumisen.

 

Opettajainkokoukseen osallistuminen kuuluu kaikkien opettajien työvelvollisuuteen, mutta käytännössä rehtori voi perustellusta syystä vapauttaa opettajan tästä velvollisuudesta. Alueen opistojen opettajainkokouksista sovitaan yhdessä, jotta päällekkäisyyksiä ei tule.

 

Muuten säännöllistä yhteyttä pidetään koko henkilökuntaan kerran kuukaudessa lähetettävällä Kuukauden opekirjeellä, jossa tiedotetaan ajankohtaiset asiat. Pienessä opistossa opettajat myös ottavat aktiivisesti yhteyttä opistosihteeriin ja rehtoriin.

 

Mittarina toimii viikoittaisten yhteydenottojen määrä ja syy.

 

Pienemmällä ryhmällä kokoonnutaan henkilöstöpalavereihin erilaisten teemojen ympärillä. Henkilöstöpalavereissa ovat mukana päätoimiset sekä muutama tuntiopettaja, joille kokoukset sopivat ja jotka ovat kiinnostuneita kehitystyöstä.

 

Henkilöstökoulutuksen resurssit ovat viime vuosina olleet vähäiset. Tärkein osa täydennyskoulutusta on tapahtunut hankkeiden yhteydessä alueellisesti. Opettajien osallistuminen hankkeisiin on yksi mittari. Siinä arviointi täytyy tehdä alueellisesti.

 

Tuntiopettajat hakeutuvat oman alansa koulutukseen, jota tuetaan mahdollisuuksien mukaan. Koulutusrahoja ei muutamaan vuoteen ole ollut. Opettajat ja muu henkilöstö voivat opiskella opiston kursseilla maksutta. Tämän edun käyttäminen on yksi mittari.

 

Arviointia suoritetaan myös alueen opistoista ja muista vertailuopistoista saadun palautteen ja benchmarkkauksen avulla.

 

2.4. Kumppanuudet ja resurssit

 

Arviointialueen kohteena on opiston kumppanuuksien ja resurssien kehittäminen ja johtaminen.

 

CAF-arviointioppaan mukaan

-Opisto kehittää ja tekee yhteistyötä sidosryhmiensä kanssa.

-Opisto kehittää yhteistyötä asiakkaidensa/kuntalaisten kanssa.

-Opiston taloudenhoito on kustannustehokasta ja perustuu vuosi- ja taloussuunnitelmaan.

-Opiston tietojen hallinta perustuu lakiin, asetuksiin ja strategioihin.

-Opisto hyödyntää tieto ja viestintätenologiaa.

-Opistolla on käytössään tarkoituksenmukaiset ja kustannustehokkaat tilat.

 

Kumppanuus on yhteistyösuhde ja toimintatapa, joka edellyttää yhteisiä tavoitteita, toiminnan jatkuvaa parantamista ja oppimista sekä tiimityötä.

 

Hausjärven kansalaisopiston keskeisiä verkostoja/sidosryhmiä/kumppaneita ovat

-ylläpitäjä Hausjärven kunta, sen hallintokunnat ja yksiköt, erityisesti koulut

-opiskelijat/kansalaiset/asiakkaat

-yhteistyöoppilaitokset, projektien yhteistyökumppanit

-seurakunta

-yhdistykset ja muut kolmannen sektorin toimijat

-yritykset

 

Kunnan ja sen yksiköiden osalta painopiste on yhteiskuntavastuussa, jossa vaikuttavia palvelu- ja tuotantoketjuja ovat käytännössä vaikeasti eroteltavat sosiaaliset, taloudelliset ja ympäristöön liittyvät.

 

Kumppanuussuhteiden mittarina ja säännöllisen arvioinnin kohteena ovat toimivuus ja tuloksellisuus sekä hyvien käytäntöjen jakaminen. Etsitään parhaita työtapoja ja osaamista, jossa kyseeseen voi tulla esimerkiksi henkilöstökierto.

 

Kansalaisen, asiakkaan ja mahdollisesti myös opiskelijan rooli voi olla yhteissuunnittelijan, päättäjän, toimijan ja/tai arvioijan.

 

Opisto voi tukea kansalaisia näissä rooleissa:

viestimällä aktiivisesti omista toimintatavoista, toiminnasta, vastuualueista ja toimivallasta.

Hausjärven kansalaisopisto jakaa kaksi kertaa vuodessa painetun opinto-ohjelman koteihin, ylläpitää ajantasaisia kotisivuja, toimittaa viikkotiedotteen kerran viikossa kotisivuille ja tiedotusvälineille sekä tarvittaessa erityisiä tiedotteita ja selvityksiä.

Sivistyslautakunnassa käsitellään kansalaisopiston asioita säännöllisesti, ja suuremmissa kysymyksissä myös kunnanhallituksessa ja valtuustossa.

kannustamalla opiskelijoita ja kuntalaisia nostamaan esiin tarpeitaan ja odotuksiaan.

Hausjärven kansalaisopiston päätoimiseen henkilöstöön on helppo ottaa yhteyttä puhelimella, s-postilla tai käymällä opiston toimistossa. Pienellä paikkakunnalla etuna on myös tuttuus. Heikkoutena on henkilökunnan vähäisyys.

Mittarina yhteydenottojen määrä kuukaudessa.

keräämällä järjestelmällisesti ja säännöllisesti tietoa/ideoita/ehdotuksia/valituksia asiakkailta ja hyödyntämällä niitä.

Kursseilta kerätään systemaattisesti palautteet, joiden yhteydessä tulee myös yleistä tietoa opistosta ja sen toiminnasta. Lisäksi ovat tässäkin pienen opiston ja paikkakunnan edut  ja heikkoutena henkilökunnan vähäisyys.

Mittarina palautteet ja yhteydenottojen määrä.

uudistamalla toimintatapojaan ja muuttumalla ajantasaisen tiedon myötä.

Mittarina muutokset toimintatavoissa.

 

Yhteistyöoppilaitosten, projektien yhteistyökumppaneiden, seurakunnan, yhdistysten ja yritysten kanssa tehtävää yhteistyötä arvioidaan aina erikseen jokaisessa hankkeessa ja projektissa. Niistä tehdään raportit rahoittajalle, muistiot kaikille osapuolille sekä  yhteenvedot tapahtumista ja tarvittavat muut raportit yms. Laskutus kumpaankin suuntaan kulkee kunnan taloustoimen kautta, joten siinä toimii normaali valvonta.

 

Resursseilla tarkoitetaan tukipalveluja, tiloja, kalustoa, opetusvälineitä, atk-laitteita ja tietojen hallintaa.

 

Tukipalvelujen tehtävänä on mahdollistaa koulutuspalvelujen hyvä sujuminen.

Opisto käyttää pääosin Hausjärven kunnan organisoimia palveluja, joista osa tuotetaan alueellisesti. Opistolle myös vyörytetään kuluja näistä palveluista.

 

Tällä tavalla hoidettuja ovat taloushallinto, palkkahallinto, puhelinkeskus, yleiset atk-palvelut, hankintapalvelut, kunnan omistuksessa olevien kiinteistöjen korjaus, hoito, siivous, päivystys sekä koneiden ja laitteiden huolto.

Kehittämistyö tehdään palveluista vastaavien yksiköiden kanssa. Vastuuhenkilö on rehtori ja keskeisenä toimijana on opistosihteeri.

 

Opiston omasta tiedonhallintaohjelmasta Hellewistä on sopimus suoraan Mäntsälän atk-palvelun kanssa. Hellwevin kehittämistyöhön osallistuvat kaikki ohjelmaa käyttävät opistot.

 

Opetuspaikat Hausjärvellä ovat vähentyneet koko ajan, ja oman tilan menettämisen jälkeen opetus keskittyy entistä enemmän Oittiin. Opetuksesta annetaan Oitissa yli 70%, Ryttylässä noin 15%,  Hikiässä runsas 5%  ja muutama ryhmä pienemmissä kylissä.  Tavoitteena on ollut säilyttää opetus mahdollisimman monessa paikassa, mutta ongelmana ovat ryhmien koot. Väestöpohjat ovat kylissä varsin pienet.

Mittarina opetuspaikkojen määrä.

 

Opetustilat ovat kouluissa sekä muissa kunnan tiloissa, joten samassa yhteydessä sovitaan myös kalustosta, opetusvälineistä, opetuksessa käytettäviä atk-laitteita ja muita tarvittavia välineitä. Tavoitteena on, että yhteistyössä koulujen kanssa saamme tiloja kehitettyä myös aikuisopiskelijoille sopiviksi.

Arviointi opiskelija- ja opettajapalautteiden avulla.

Mittarina on kunnan tasolla koulutilojen käytön tehokkuus.

 

Opintoryhmiä kokoontuu lisäksi kahdessa seuratalossa (Haminankylän Kotipirtti ja Oitin työväentalo). Näissä tiloissa ongelmana on lämmitys, joka on yhdistyksille raskas taloudellinen painolasti, eikä opistolla ole resursseja maksaa suuria vuokria. Tavoitteena on tukea seurojen/kolmannen sektorin toimintaa ja samalla säilyttää opintoryhmiä pienissäkin kylissä.

 

Opiston taloudenhoito noudattaa ylläpitäjän, Hausjärven kunnan talousohjeistusta, seurantaa ja raportointia. Opiston vuosikellon pohjana on kunnan vuosikello.

Opisto toteuttaa vuosisuunnitelmaansa resurssien puitteissa, ja kohdentaa taloudelliset resurssinsa suhteessa asetettuihin tavoitteisiin.

Arviointi tapahtuu kunnan tasolla.

 

Opisto kerää tietoa ja informaatiota toiminnastaan valtiovallalle ja kunnalle toiminnan rahoitusta, seurantaa, arviointia ja tilastointia varten. Nämä tavat ja aikataulut tulevat opistolle määrättyinä.

 

Omaan käyttöönsä opisto kerää lisäksi paljon yksityiskohtaisempaa tietoa, jonka merkitys näkyy johtamisessa, kehittämisessä ja suunnittelussa.

Seminaareissa käsiteltiin erityisesti sisäistä tiedottamista: tiedon siirto opiston johdolta henkilökunnalle erityisesti muutostilanteissa ja toisaalta tiedon säilyminen opistossa henkilökunnan muutosten yhteydessä.

 

Tieto- ja viestintäteknologian osalta opisto on osa Hausjärven kuntaa. Alueellinen yhteistyö myös lisääntyy jatkuvasti. RHL-Data on toiminut jo pitkään.

 

2.5. Prosessit

 

Hyvä prosessi toteuttaa opiston aikomuksia, sille on asetettu tavoitteita ja sitä mitataan,  vastuut on pohdittu, turhat työvaiheet on minimoitu, laatu varmistetaan, työvaiheet ja tietojen hallinta on sidottu yhteen ja linkitetty tietojärjestelmään ja se on asiakaslähtöinen.

Prosessit voidaan jakaa ydinprosesseihin, tukiprosesseihin, uuden toiminnan/palvelun suunnitteluun ja ostotoimintaan.

 

CAF-arviointioppaan mukaan:

Opisto tunnistaa perustehtävänsä, suunnittelee ja kehittää prosessejaan.

Opisto järjestää asiakas-/kuntalaislähtöisiä palvelujaan ja kehittää niiden tuotantoa.

Opisto kehittää prosessejaan yhteistyössä asiakkaidensa ja sidosryhmiensä kanssa.

 

Ydinprosessi on koulutuspalvelujen tuottaminen.

 

Siihen liittyvät prosessit tukevat toimintaperiaatteita ja strategiaa, tyydyttävät asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tarpeet sekä tuottavat heille lisäarvoa.

 

Talous ja strategiaprosessi:

Valtuusto päättää kunnan strategian ja talousarvion, sivistyslautakunta päättää ja soveltaa strategian ja talouden alaistensa yksiköiden osalta ja opiston rehtori soveltaa yhdessä henkilöstön kanssa strategian ja talouden opiston tasolla.

Ketju toimii myös tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen osalta.

 

Opetustoiminta:

1.Opetussuunnitelman perusteet/painopistealueet ja profiili

-vastuu: sivistyslautakunta, rehtori, aika: talousarvion laadinnan yhteydessä

2.Kurssien suunnittelu

opettajat esittävät, opisto hakee opettajaa tiettyyn kurssiin, opiskelijoiden toiveet

-vastuu: rehtori, päätoiminen opettaja, aika: helmi-maaliskuu

3.Ideoiden jalostaminen

-vastuu: rehtori, opettajat, opistosihteeri

tukitoimi opettajatietojen tallentaminen Hellewiin, vastuu opistosihteeri

aika: huhti-toukokuu

4.Aikataulutus ja paikka

-vastuu: rehtori, tukitoimi tilavaraukset, vastuu opistosihteeri

aika: huhti-toukokuu

5.Kurssin sisällön valmistaminen ja materiaalit

-vastuu: opettaja

tukitoimi materiaalin kopiointi ja opettajalle toimittaminen, vastuu opistosihteeri

aika: kesä-elokuu

6.Opetus

-vastuu: opettaja

tukitoimi toimintaohje/opettajan opas, vastuu rehtori

aika: syyskuusta eteenpäin

7.Arviointi ja julkinen näyttö/konsertit, näyttelyt yms

-vastuu: opettaja, päätoiminen opettaja, rehtori

aika: pääosin joulukuu ja toukokuu

8.Palaute

-vastuu: opettaja, rehtori, opistosihteeri

aika: kurssin päättyessä

tukitoimi palauteyhteenvedot

9.Jatkuvuus:

-vastuu: rehtori, opettaja

aika: helmi-maaliskuu

Kehittäminen

Toteutuu sisäisenä, omarahoitteisena kehittämisenä sekä ulkopuolisin hankeavustuksin tehtävinä kehittämishankkeina.

 

Esimerkkinä laatuseminaarissa esille tulleita ideoita:

-päiväkirjoissa takana oleva ideaosio pitäisi saada paremmin käyttöön

-syksyn opekokouksen aihe seuraava vuosi (siis ei silloin alkava)

-kurssikuvaus ”haastattelulomakkeen” muodossa.

-malliopintopolku.

-opinto-ohjelmaan vinkkejä, miten oma OPS.

-pois perinteisestä ainejaosta.

 

Toimistotukipalvelut; opiskelija- ja kurssihallintoprosessi

1.Kurssien perustaminen, tarkistaminen, numerointi jne Hellewiin

-vastuu: opistosihteeri, aika: loppukevät ja kevätohjelman osalta marraskuu

2.Opinto-ohjelma kotisivuille

-vastuu: opistosihteeri, aika: touko-kesäkuu

3.Tilavaraukset ja tilakoordinaatio

-vastuu: opistosihteeri, aika: huhti-toukokuu

4.Työsopimukset/henkilöstöhallinto

-vastuu: opistosihteeri, rehtori, aika: elokuu

  1. Ilmoittautumiset, opintoneuvonta

-vastuu: opistosihteeri, rehtori, aika: pääosion elokuu ja tammikuu

  1. Kurssien alkamiset, päiväkirjat, peruutukset

-vastuu: opistosihteeri, rehtori, aika: pääosin syyskuu ja tammikuu

  1. Laskutus, laskujen maksaminen ja perintä

-vastuu: opistosihteeri, PaKe Riihimäellä, aika: pääosin lokakuu ja tammikuu

  1. Päiväkirjojen tarkistus ja palautus pitkillä kursseilla

-vastuu: opistosihteeri, aika: pääosin joulukuu ja huhtikuu

  1. Kurssiarviointipyynnöt

-vastuu: opistosihteeri, aika: koko työvuoden

 

Lisäksi toimistotukipalveluja ovat arkistonhoito, tilastoinnit ja raportit.

Vastuussa ovat opistosihteeri ja rehtori, aikana koko vuosi.

 

Tulosten arviointi

 

2.6. Asiakas- ja kansalaistulokset

Opisto käyttää asiakastulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita.

 

Opiston asiakkaiden näkemykset opistosta.

 

Asiakkaiden näkemys voidaan laskea sähköpostilla toimitetuista palautelomakkeista joko kursseittain tai kaikilta kursseilta yhteensä, myös jokainen kysymys erikseen (numeroina 1 huono-5 erinomainen).

Tulokset ovat keskimäärin neljä/samaa mieltä. Erityisesti opettajia koskeva arvio on usein pääosin erinomainen.

 

Asiakastuloksia mittaa myös suunniteltujen ja toteutuneiden kurssien määrät.

Vuonna 2014 suunniteltuja kursseja oli 75 kpl ja peruutettuja 11.

 

Pitkään käytetyt mittarit:

nettomenot/

vuosi            tunteja          opisk.  valt.os.tunteja   op.tunti e   opiskelija e      asukas e

2005             4 299            1 167            3 791            56                 206               29

2006             4 388            1 175            3 598            57                 213,5            30

2007             4 029            1 096            3 631            66,5              245               31,5

2008             3 885            1 186            3 782            68,5              224,5            31

2009             3 622               980            3 712            78                 287               32

2010             3 592            1 116            3 499            70                 227               29

2011             3 459               966            2 992            72                 258               28

2012             3 290               967            3 076            74                 256               28                

2013             3 353               910            2 929            74                 273               28

2014             3 216               863            2 890            69,4              258,5            26

 

2.7. Henkilöstötulokset

Opisto käyttää henkilöstötulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita.

Opiston henkilöstön näkemykset opistosta työyhteisönä.

 

Hausjärvellä päätoimista henkilöstöä rehtori 50%, musiikinopettaja 70%, josta myydään lähiopistoille n.10% ja opistosihteeri 60%.

 

Tuntiopetustuntien henkilötyövuosien määrä lasketaan seuraavalla kaavalla:

Yhteiskunta, kielet ja atk: tuntiopetuksen kokonaismäärä jaetaan 763 tunnilla

muut: tuntiopetuksen kokonaismäärä jaetaan 813 tunnilla.

Vuonna 2014 tuntiopettajaista kertyi 3,48 henkilötyövuotta.

 

2.8.Yhteiskuntavastuutulokset

 

Opiston yhteiskunnallinen vaikuttavuus.

Opiston sidosryhmien näkemykset opiston yhteiskunnallisesta toiminnasta.

 

Kestävän kehityksen periaatteiden toteuttaminen entistä tärkeämmäksi. Suunnitelma tehdään vuonna 2016.

 

Kansalaisopistojen ja jonkin verran muidenkin aikuisoppilaitosten keskinäistä arviointia ja benchmarkkausta alueella erityisesti yhteishankkeiden yhteydessä.

 

3.4. Keskeiset suorituskykytulokset

 

Ulkoiset tulokset: Opiston tuloksellisuus ja vaikuttavuus ovat asetettujen tavoitteiden mukaisia.

Alueellisen yhteistyön kehittäminen mittarina.

 

Sisäiset tulokset: Opiston johtaminen, hallinto ja kehittäminen sekä taloudellinen tulos ja tilinpäätös ovat talous- ja toimintasuunnitelman mukaisia.

Seuranta kunnan aikataulun mukaan.

 

 

 


OLIKO SISÄLLÖSTÄ APUA?

Kyllä 2 Ei 0 Kyllä 2 Ei 0